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关于我市数字档案馆建设情况的调研

时间:2017-08-19来源:桐城人大 编辑:人大 点击:
     一、数字档案馆建设的必要性
     数字档案馆是指运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理,并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。档案工作正在由传统纸质档案向数字档案转变,数字档案馆建设是大势所趋。
     (一)数字档案馆建设是上级的明确要求。根据中共中央办公厅、国务院办公厅《关于进一步加强和改进新形势下档案工作的意见》(中办发〔2014〕15号)的文件精神,省市各级多次发文并召开现场推进会要求加快数字档案馆建设,推动馆藏档案资源数字化,增量档案电子化,逐步实现对数字档案信息资源的网络化管理以及分层次多渠道提供档案信息资源利用和社会共享服务。
     (二)数字档案资源建设是我市档案工作自身发展的迫切需要。目前我市档案管理仍沿用传统模式,手段较为落后,提供利用的方法形式单一,建立数字档案馆成为我市提升档案管理水平的必然途径,有利于提高工作效率,实现快速检索;有利于确保档案永久存储与安全保管,减少档案利用损坏;有利于促进公共档案服务能力拓展和实现档案信息资源的社会共享。
      二、我市数字档案馆建设现状
 近年来,在市政府大力支持下,市档案局结合馆藏档案实际情况和社会对档案的利用需要,积极开展了数字档案馆建设,做了很多基础性工作。
     (一)数字档案馆基础设施建设情况
      市政府高度重视数字档案馆建设工作,政府工作报告多次提出要加快数字档案馆建设,提高我市档案资源利用水平。2015年至2016年度,市政府借助国家《中西部地区县级综合档案馆建设规划》项目投资532万元,市财政配套1470万元,建成占地面积17亩,总建筑面积达6800平方米、库房面积2800平方米的综合档案馆,并同步开展数字档案馆建设规划与设计,配置了数字化用房、服务器用房、消毒杀菌室、安全监控室等技术用房,建立了电子阅览室、查档室等功能分区,采购安装了数字档案馆设备及档案管理应用系统,完成了应用系统和服务平台构建。新馆的建成使用为数字档案馆建设奠定了坚实基础。    
     (二)数字档案资源建设情况
     2015年11月,第37次市长办公会决定启动数字档案馆建设,并将馆藏纸质档案数字化扫描工作经费列入财政预算。馆藏档案数字化加工工作于2016年正式启动,分4年进行,由专业外包公司严格按照相关技术标准和规范负责纸质档案的扫描、修图、校对工作,档案局专人负责验收工作。今年计划完成档案整理著录、数字化扫描200万页,到2020年全部完成24万卷(册)共1100万页的馆藏档案扫描和著录工作。
    (三)数字档案馆建设保障机制和安全体系建设情况
机制保障方面,在市政府的支持下,市档案局成立数字档案馆建设领导小组,将数字档案馆建设纳入“十三五”工作规划,并抽调人手成立专班具体负责数字资源建设、设施设备维护和保养、安全管理和利用等工作。档案信息化人才队伍建设方面,常态化聘请专业人员进行全员数字化知识培训,加强对新技术、新设备、新方法的掌握;同时,突出横向交流,选派相关人员到兄弟县区交流学习,以适应档案信息化管理的工作需要。安全体系建设方面,市档案局建立健全安全管理制度,落实系统设备维护和数据安全保管等各项安全措施。
      三、存在的问题
在市政府的高度重视下,我市数字档案馆建设有序推进,成效明显。但在调研中,我们也还发现存在一些亟待解决的困难和问题:
     一是宏观整体规划有待加强。部门、镇(街)档案室建设没有纳入整体规划,标准化建设滞后。市档案馆的资料收集、整理归档等工作有待进一步细化和加强。同时,数字档案馆与政务系统尚未连接,电子文件中心还未建成,沉积的文件资料数量较多,未实现功能最优化。
     二是经费保障不足。档案保护经费尚未列入财政预算,数字档案馆后期建设和维护经费缺口较多,消毒杀菌室等技术用房尚未启动。
     三是专业人才紧缺。市档案局受编制和人员年龄结构制约,计算机和信息技术方面的专业人才匮乏,特别是急需引进数字档案馆信息化管理专业人才。
     四是规范化建设有待完善。与数字档案馆建设配套的各项管理制度需要进一步健全和完善,数字档案验收标准有待进一步明确和细化。
     四、推进数字档案馆建设的意见和建议:
     档案数字化是信息时代对档案部门的挑战,也是前所未有的机遇。针对我市数字档案馆建设中存在的问题,调研组提出以下几点建议:
     一要加强组织领导和政策扶持,提升档案工作的社会影响力。市政府要根据档案工作的新形势和新要求,按照“统筹规划、循序渐进、项目带动、重点突破、需求导向、保障安全、稳步实施”的原则,加强组织领导,集中精力抓好数字档案馆建设,确保各项工作落到实处。要加大政策扶持,明确责任要求,将档案工作纳入市直单位年度考核目标范围,形成强大工作合力。要加大经费投入,加快工作进度,划定时间表,市财政要根据档案馆纸质档案实际录入进度,分批给予经费保障。要有计划、有重点地优先开展社会利用率高、涉及人民群众切身利益的档案的数字化工作,让人民群众切身感受到数字档案馆建设的重要性以及给生产生活带来的便利,努力营造良好的舆论氛围。
    二要注重网络建设,打牢馆藏档案数字化基础。要按照年度计划,采取政府购买服务的方式,选择具有安全保密资质的专业机构,加快数字档案馆信息化建设,确保到2020年完成全部档案的扫描著录,将我市档案馆努力建成具有桐城特色的系统建设规范、技术选择合理、整体水平先进的真正意义上的数字档案馆。要突出电子文件中心建设,加快对协同办公平台已有文件资料的整合、管理、利用,实现与数字档案馆无缝对接。要建立数字档案馆内外网应用平台系统,实现全市各行业、各部门档案信息资源共享。要加强对全市档案室建设的统一规划和业务指导,制定出台关于档案收集、整理、移交的规范性文件,科学谋划,分布实施,加快全市档案向档案馆集中步伐。鼓励有条件的单位将数字档案室建设纳入本单位信息化建设规划,为我市数字档案馆早日建成准备条件,奠定基础。
     三要落实责任要求,加强数字档案信息安全和质量监控。要进一步明确职责,完善制度,堵塞漏洞,加强对扫描著录外包过程的监督和控制,健全档案出入库、档案交接、外包人员出入等数字化加工现场管理制度。在与外包单位签订保密协议的同时,建立严格的监督机制,采取有效措施,把好档案著录质量关,确保录入数据与原始档案的一致性和准确性。要加强数字化档案的安全维护和管理工作,建立档案安全应急预案和灾难恢复机制,对重要档案数据进行定期备份和异地备份,从物理安全、信息资源安全和安全保密管理等方面着手,把好档案信息安全关。要严格执行国家档案局和省档案局有关数字档案馆(室)系统平台和数字档案资源建设的标准规范,按照国家档案局颁布的《数字档案馆系统测试办法》和《数字档案馆测试指标体系》对标验收,确保数字档案馆建设符合国家标准。
     四是加强学习培训,强化专业人才队伍建设。要立足我市档案事业发展需要,落实人员编制,积极引进既具有计算机操作能力又懂档案管理的复合型人才,改善人员结构。要加大现有档案专业人员的学习培训力度,鼓励他们更新知识结构,提高业务素质,边用边学,以用促学,不断适应新形势下的数字化档案工作。